El ahorro de costes derivados de la forma de facturar tradicional y una mayor flexibilidad para cliente y emisor de la factura son las bazas que presentan las instituciones para fomentar su uso.
La semana pasada tuve el placer de asistir a un acto organizado por la AENTEG (Associació d'Empreses de Noves Tecnologies de Girona) en la Cámara de Comercio de Gerona en el que se explicó y se debatió el presente y el futuro de la facturación telemática. Estuvieron presentes como ponentes los señores Jesús González Fuentes (Jefe de la Unidad Central de Auditoría informática (UCAI) de la Agencia Tributaria), Florencio Díaz (director general de ANFAC, Asociación Nacional de Fabricantes) y Jaume Gelada (director general de Advantur Technologies).
El marco legal
La normativa española sobre facturación electrónica, recogida en la Orden HAC/3134/2003 y en la Resolución 2/2003 de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, es el reflejo de la directiva europea sobre el tema, aunque en España este sector empezó a moverse ya en fecha tan temprana como el año 1991.
Legalmente, una factura electrónica no difiere en absoluto, en contenidos, de una factura "tradicional", siendo exigibles los mismos datos que podamos encontrar en una factura en papel. Solamente se añade un nuevo requisito: una firma electrónica avanzada creada mediante la utilización de un certificado electrónico admitido por la Agencia Tributaria, cuya misión es la de permitir la verificación de la identidad del emisor y la no manipulación de la factura desde su creación: la norma exige que quede garantizada la autenticidad de origen de la factura y la integridad de su contenido.
Sobre los algoritmos y aplicaciones de firmado, el gobierno español exige que éstos sean estándares y públicos; no es admisible aplicar firmas basadas en algoritmos secretos, e incluso proporciona a través de la página web de la Agencia Tributaria una serie de módulos para distintos lenguajes de programación con el objetivo de que los programadores puedan incluir en sus aplicaciones de facturación electrónica la funcionalidad necesaria de firma y de verificación de firma. Para poder firmar las facturas se necesita un certificado, y el único válido actualmente es el de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, pero se está tramitando la autorización de 4 o 5 de compañías privadas.
En cualquier caso, y al ser algo muy nuevo, está previsto que el cliente deba dar su aprobación explícita para recibir facturas telemáticas, que es como decir que si éste no quiere, el emisor deberá continuar facturando de la manera tradicional. No obstante, el sr. González Fuentes puntualizó que las principales grandes compañías, cuando actúan como clientes, no solamente están permitiendo la recepción de facturas telemáticas, si no que lo están exigiendo debido al gran ahorro económico que estas suponen.
1 Euro de ahorro por factura
En los casos de las pequeñas y medianas empresas, con una facturación anual que varía entre unas decenas hasta unos pocos centenares de facturas, no podemos apreciar a simple vista las ventajas de la facturación telemática, pero si nos vamos a compañías que generan hasta 700.000 facturas mensuales, el ahorro es muy importante.
En primer lugar debemos contabilizar los gastos propios de la factura: el papel y la tinta para imprimirla, y el sobre y el sello para enviarla. Además, a esto hay que sumarle los gastos de manipulación y el espacio para almacenarla, ya que según la ley, deberemos guardar las facturas correspondientes a los cuatro últimos años, y lo que haremos habitualmente es guardar cuantas más podamos. No obstante, este es un auténtico reto logístico para una empresa de gran tamaño, que puede llegar fácilmente al millón de facturas mensuales. González Fuentes comentó un caso concreto (aunque sin citar nombres concretos) de una empresa que ha podido prescindir del 70% de espacio en sus oficinas al introducir la facturación telemática, y poder así deshacerse de sus registros en papel.
El marco técnico
El formato de emisión de la factura puede ser, en principio, cualquiera, desde un fichero RTF, PDF u otro. No obstante, es recomendable que el formato de emisión pueda ser entrado automáticamente por el cliente en su facturación, por lo que formatos como el PDF quedan casi descartados de forma automática.
Más información:
Ayuda Facturación Telemática
