Cualquiera sabe, quien más y quien menos, utilizar los diferentes clientes de correo electrónico: Outlook, Pegasus, Eudora o el correo Web. Pero no todo se limita a saber apretar los botones de escribir, enviar, responder y recibir: el verdadero uso el correo va más allá y responde a la etiqueta, a la eficacia y a la buena imagen.

Habitualmente, si escribimos una carta física, no lo hacemos en una servilleta de papel grasienta, ni adjuntamos un paquete de macarrones contra-reembolso, ni escribimos 20 folios cada uno de ellos con 3 líneas, etc. Solemos ser lógicos, facilitando la lectura y recepción del destinatario, y sin tratar de molestarle.



Sin embargo, con el correo electrónico parece que a veces olvidamos las mínimas reglas de convivencia y no pensamos en quién tiene que recibir nuestros mensajes, a veces molestos mensajes.



Reglas mínimas



Para empezar, debemos procurar que cada correo enviado sea fácil de recibir:



- Evitaremos los fondos gráficos del texto que además de “pesar” demasiado (ocupa muchos bytes), suelen dificultar la lectura.



- No incluiremos archivos adjuntos, a no ser que sean estrictamente necesarios por razones de trabajo, como gráficos u hojas de cálculo. Por ejemplo, suele ser habitual remitir notas de prensa o listas de precios en archivos adjuntos Word o PDF que exigen abrirlos para leerlos, y que ocupan demasiado espacio. ¿No es más sencillo, para todos, escribirlo en el mismo cuerpo del texto?.



- Nos olvidaremos de enviar los famosos gráficos animados o programitas de humor de varios megas de extensión, que por otra parte no suelen hacer la mínima gracia (y si la hace dura 3 segundos), a toda la lista de nuestra libreta de direcciones. Pensemos que estos pueden bloquear la recepción de correo del destinatario, bien porque tarde 10 minutos en cargarse y haga falta sucesivos intentos tras sucesivos “cuelgues”, o bien, porque el espacio para almacenar mensajes de correo de los proveedores suele ser muy limitado e impide recibir más correos.



- Tendremos un buen antivirus –actualizado- que imposibilite el envío, sin querer, de algún tipo de virus. Se puede llegar a odiar a quien nos ha contagiado, y estropeado el contenido de nuestro PC y nuestro trabajo, independientemente de que haya sido a propósito o no. Además, aunque el destinatario tenga un buen antivirus, recibir un mensaje infectado le ralentizará la recepción general de un bloque de mensajes (suele avisar con una ventana pendiente de aceptación y luego tarda un tiempo el proceso de desinfección ).



- Prestaremos cuidado a tener correctas la fecha y hora en nuestro ordenador: algunos de los programas y servicios de correo web ordenan los mensajes según los datos de emisión del mensaje, por lo que si por ejemplo tenemos el mes atrasado, se mezclarán con los recibidos en ese mes erróneo y el destinatario ni los verá.



En cuanto a facilitar la lectura, no emplearemos tipos de letra raros, ni tamaños pequeños ni grandes. Lo habitual suele ser el tipo Times New Roman a 12 puntos. Se da por hecho que las mayúsculas las emplearemos donde correspondan: horroriza recibir un texto escrito totalmente en mayúsculas, da la impresión de agresión e incultura.



Además, es preciso vigilar la ortografía y las pausas de lectura con puntos, cambios de párrafo y comas. Un mensaje todo seguido hace huir al lector. ¿Se imagina este mismo artículo en un mismo párrafo sin puntos ni comas?.



Gestión de la bandeja de entrada



Un tema importante surge a la hora de administrar los correos recibidos. Es necesario tener una buena organización y sistematización para no olvidar, dejar de contestar y leer los mensajes adecuadamente.



Cuando no tenemos una actividad empresarial o laboral que use Internet directa o indirectamente recibiremos pocos mensajes semanales, entonces nos será sencilla la organización. Sólo deberemos obviar los correos con publicidad o spam e ir contestando, cuanto antes mejor, los mensajes que requieren o merecen respuesta.



Pero cuando no ocurre así, es decir, cuando el correo es herramienta profesional, se suelen recibir decenas o cientos de mensajes diarios. Y ello exige una administración eficaz.



Una buen consejo es el uso y creación de las bandejas o compartimentos que facilitan los distintos programas de correo e incluso las sistemas de correo Web:



- Los mensajes importantes y urgentes debemos contestarlos en cuanto nos llegan. Si son excesivos los moveremos a una carpeta de “urgentes” y los daremos salida inmediata. Tiempo de respuesta aconsejado: minutos-horas.



- Aquellos que requieren tiempo para su respuesta, por ejemplo porque hace falta preparar una solución, investigar o preparar un presupuesto o estudio, los moveremos a “en espera”. Tiempo de respuesta aconsejado: 24 horas.



- Los secundarios, es decir aquellos que necesitan respuesta pero que no tienen alta prioridad y pueden esperar a que terminemos con los otros, los moveremos a la bandeja de “pendientes”. Tiempo de respuesta aconsejado: 48 a 72 horas.



- Los demás que no necesitan o merecen respuesta se pueden clasificar en bandejas temáticas para su posterior utilización: estudios, presupuestos, suministros, referencias, etc.



- Los sobrantes serán eliminados.



Lo aconsejable suele ser contestar dentro de las 24 horas posteriores a la recepción del mensaje. Más de tres días se suele considerar como una falta de interés y de educación. No olvidemos que el tiempo en Internet transcurre tres veces más rápido que en la “vida real” y por tanto se exige (y espera) ese mayor dinamismo.



En resumen, es necesario prestar especial atención a la buena gestión y utilización del correo electrónico. Por lo contrario irá en detrimento de nuestra imagen y eficacia.



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David Fernández es colaborador de LasRevistas.com y del Club Romántico.

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