El Total Cost of Ownership es la herramienta financiera más conocida y utilizada para analizar la compra de tecnología. Es utilizada tanto por los responsables de las inversiones para la toma de decisiones sobre la inversión en una determinada tecnología, así como por los propios vendors como argumento de venta frente a la competencia. Sin embargo, se ha de recalcar que esta herramienta financiera no ofrece toda la información que la implantación de una determinada tecnología significa, ni es aplicable a todos los escenarios empresariales de una manera standard. Los decision-makers deberán saber cuáles son las ventajas y las desventajas del uso de la misma cuando analizan la inversión de la empresa. Este artículo del cual publicamos hoy su primera parte, analiza por una parte el porqué es necesario esta herramienta financiera y las partes que analiza.
En pasados análisis como La gran oportunidad del software libre y ¿¿¿Microsoft más barato que el Software Libre??? hemos definido brevemente algunas de las claves que los actuales responsables de inversiones tecnológicas han de tener en cuenta para analizar la inversión en nueva tecnología.
El Total Cost of Ownership (TCO) se define como el conjunto total de costes que una organizacion tiene que afrontar cuando migra, implanta una tecnología en cuestión. Esta metodología fue creada por el Gartner Group en 1987 y es considerada standard en el análisis financiero de las tecnologías a implantar.
Mientras que el TCO se centra en los costes, éste no analiza otros ratios financieros que pueden ayudar a la toma de decisiones. Debemos resaltar por tanto que el TCO no analiza el retorno en la inversión (ROI) que la tecnología está suponiendo para la empresa (¿estoy obteniendo un mayor margen a raiz de la implantación de esta tecnologia?), ni el incremento en la productividad que un trabajador puede obtener por el simple hecho de usar una tecnología superior. Para ello se debería acudir a otro tipos de análisis màs complejos como el TCO LifeCyle Model de Gartner, al Software Asset Management, u otros existentes.
¿Cuáles son los costes que conforman el TCO? Debemos dividir los costes en tres grandes grupos: Tecnología (implementación), Procesos (actualizaciones), y Personas (formacion del personal técnico de la organizacion). Los mismos están compuestos de diferentes costes que conformarán finalmente el TCO, como veremos en la segunda parte de este artículo. Estos costes serán diferentes para cada organizacion y dependerán muy mucho del alcance de la implementación que queramos realizar. El tanto por ciento que en un proyecto se destinará a pago de licencias de software será muy superior en organizaciones pequeñas, que en macroempresas con múltiples procesos envueltos.
Así, un análisis TCO jamás será el mismo para una PYME (10 empleados con 8 PCs conectados a un único servidor) que para una gran empresa (5 departamentos, 100 estaciones de trabajo y 10 servidores diferentes). La base del análisis será la misma ya que la organizacion tendrá que identificar cuáles son los costes asociados a los mismos. Entonces y si estos estudios no son estándares, ¿còmo puede una organizacion saber el TCO de la implantación de una nueva tecnología?
Las consultoras tecnológicas y los proveedores de tecnología están comenzando a ofrecer entre sus ofertas comerciales, análisis del coste total de propiedad para que los responsables de la empresa en cuestión puedan tener en cuenta el elemento financiero para su decisión. Lejos quedan los tiempos en que las consultoras de tecnología vendían prácticamente todo. Eran los tiempos en que la empresa estaba al servicio de la tecnología. En la actualidad la tortilla se ha dado la vuelta, y las empresas compran tecnología siempre y cuando tenga un retorno directo y diáfano en la empresa. La venta de tecnología vuelve a sus orígenes: rentabilidad para la empresa no un simple posicionamiento estratégico.
