Como vimos en nuestro anterior artículo, el Total Cost of Ownership (TCO) se dedica a analizar el conjunto de costes que una empresa tiene una vez implanta una tecnología en concreto. Esta herramienta comienza a ser bastante conocida entre las empresas y su uso comienza a extenderse. En esta segunda parte nos centraremos en analizar los componentes del TCO y ver cuál es el impacto que tiene en la implantación en una empresa.

Antes de analizar los componentes del TCO, debemos recordar que el análisis de los costes se realiza por el periodo de vida útil de la propia tecnología. Deberemos por tanto encuadrar el TCO en un periodo de tiempo concreto, que coincida con el tiempo por el cual la empresa tendrá esa tecnología funcionando. Las empresas sitúan un periodo medio de tiempo entre los tres y cinco años.

¿Qué hemos de tener en cuenta para calcular el (TCO)?
Para nuestro análisis utilizaremos el modelo explicitado en el Mitre Report, basado en el modelo de Gartner. En principio podemos hablar de dos tipos de costes, los Directos e Indirectos. Los costes directos son aquellos costes normalmente conocidos y que implican una contraprestación económica. Por su parte los costes indirectos incluyen todos los costes que no tienen una identificación económica conocida, es decir, que pueden aparecer en mayor o menor medida a lo largo de la vida de la tecnología, siendo por lo general bastante difíciles de identificar y calificar. Centrándonos en los costes directos, podemos analizarlos en cinco grandes grupos: software, hardware, costes de soporte, costes de administración, y desinstalación del mismo.

Costes Directos
Tanto en los costes de hardware como de software factorizamos el precio de compra / licencias, así como las actualizaciones que del mismo hagamos durante el periodo del análisis. En los costes de soporte incluiremos los costes de soporte (instalación, mantenimiento, resolución de problemas, herramientas de soporte -libros, etc.-) definiendo previamente si son internos (realizados por los técnicos de la empresa) o externos (contratados a una empresa exterior -outsourcing-). Por último, los costes de administración se componen de gestión del proyecto, desarrollo del sisitema, Administración del Sistema (externa o interna), así como otros costes (compra de herramientas de desarrollo, etc.)

Los costes directos son los costes que componen el mayor tanto por ciento del coste total de propiedad.En función de la tecnología que estemos implantando el peso específico de cada uno de ellos cambiará. Si analizamos el TCO en una instalación de diez PCs en una PYME, los costes de mantenimiento y administración serán mínimos, mientras que el mayor coste estará repercutido en los costes de software y hardware.

Costes Indirectos
Por su parte los costes indirectos estarán compuestos por todos aquellos costes que no están relacionados con la implantación de la tecnología, sino con la aplicación de esa tecnología. Aquí incluimos la autoformación de los usuarios, el downtime (tiempo que una tecnología no funciona -”pantallazos azules” que obligan a reiniciar el equipo-), el Futz Factor (término acuñado por Gatner que indica el tiempo de pérdida en un puesto de trabajo por el uso de las nuevas tecnologías en beneficio propio: uso del correo electrónico, Internet, etc.

Exceptuando los costes de formación impartida, los costes indirectos son extremadamente dificultosos para calcularlos. Se componen de costes bastante intangibles como el downtime (si quisiéramos calcular el downtime, tendríamos que asumir el tiempo medio que el sistema no funcionará en los próximos tres a cinco años -dependiendo del sistema) o el Futz factor (variable que dependiendo de la permisividad de la empresa, puede llegar a suponer un coste significativo en la producción de una empresa)

Como vemos, el TCO siempre estará en función de la tecnología que se implante, de las características del equipo que compremos, del software que instalemos, del soporte técnico que tengamos, así como del uso que los usuarios hagan del mismo. Para hallar el TCO en concreto de una implantación se habrá de realizar un estudio exhaustivo de las necesidades del cliente en cuestión, así como de los procesos que implicará su implantación en la empresa.